Pocket

結婚式。ゲストの交通手段/宿泊場所の手配手順
遠方からゲストをお招きする場合、基本的には招く側が交通費や宿泊費を負担します。相手との関係性や招待客の優先度を考慮しながら検討していきましょう。

また、来ていただくのですから交通手段や宿泊施設も招く側で手配します。式場へのアクセスやゲストが利用しやすい交通手段など心配りを忘れずに。

ゲストの交通手段で、押さえたいポイント

招待する手順

招待状を送る前に、遠方のゲストには電話で結婚することを報告します。

その際、こちらから交通費や宿泊費についても切り出してあげることが大切です。また、同時に交通手段や宿泊の有無についても確認しておきます。

手配のタイミングだけを考えると招待状を送った後で確認しても良いのですが、招待状を見てゲストに交通手段などの心配を掛けないためにも、先に電話でこちらから確認するといった心配りが大切です。

割引を上手に利用して

遠方からのゲストが大人数になる場合、飛行機代、新幹線代、タクシー代と負担はかなりの額になります。

幸い結婚式の日取りは早くから決定していることが多いので、チケットの早期予約割引や格安チケットなどを手配できます。

割引を上手く利用して交通費の負担を軽くするという工夫必要です。

煩雑になりがちな交通手段をしっかりと確認すること

あの人は飛行機で、あの人は新幹線で…。とゲストが増えると交通手段も様々で煩雑になってしまいます。

招待状を送る時にゲストの一覧表を作っているはずですから、一覧表を上手く利用して交通手段を整理しましょう。飛行機や新幹線など時間が決まっているものについては、手配に間違いがあっては大変です。

新郎側、新婦側、それぞれが責任を持ってゲストの交通手段の確保をすることが重要です。

ゲストの宿泊施設の手配で、押さえたいポイント

宿泊施設が必要なゲストの把握

遠方のゲストの中でも、実家や友人の家に泊まるなど、宿泊施設の手配が必要のないゲストもいます。

日帰りでも帰れない場所から参加してもらうゲストや二次会に参加するゲストには、宿泊施設が必要かどうかを確認することが必要です。

招待状に宿泊施設が必要かどうか一言添えるのも良いですし、招待状を発送した後で電話確認をしても良いでしょう。

人数を把握しないことには宿泊施設を予約することができませんので、ゲストの顔ぶれが決まったら早めに確認するようにしましょう。

宿泊の日程確認

ゲストによっては前泊する人や当日宿泊する人、2泊する人と日程は様々です。宿泊の有無を確認する時に日程も確認します。駐車場が必要かどうかも忘れずに聞いておきましょう。

部屋割りとホテル予約

宿泊施設が必要なゲストと宿泊の日程がはっきりしたら部屋割りを考えます。

同性の友人であればツインの部屋を、夫婦の場合はツインかダブルの部屋。一人の方にはシングル、子どもが多いゲストであれば大部屋やツインを複数など、人数と宿泊者の顔ぶれで部屋割りを決め、必要な部屋タイプと部屋数を決めておきます。

これを決めておかないと予約ができません。部屋割りが決まったら部屋数を確保できるホテルを探します。一番簡単なのは結婚式場と提携するホテルや旅館を予約することです。

プランナーに依頼すれば手配を引き受けてくれます。ただし提携の宿泊施設は宿泊費が割高になるというデメリットがありますので、自分で手配するという人も多いようです。

交通費も負担する場合には、交通費とホテル代がセットになったパッケージプラン予約も良いでしょう。それぞれを個別に手配する場合と比べてみると、お得な選択ができるはずです。

自分で手配する場合には、ゲストの移動が負担にならないようになるべく結婚式場からの距離が近い宿泊施設を選びましょう。駐車場の確保も忘れずに。

Pocket